Arbeta på distans från Spanien – vad behöver du tänka på?

Att kunna arbeta från en laptop har gjort det möjligt för många svenskar att flytta till Spanien utan att byta arbetsgivare.

Du kanske är anställd av ett svenskt företag och vill bo i Spanien. Eller så driver du ett svenskt företag och tänker fortsätta arbeta med svenska kunder från din bostad i Spanien.

På ytan kan det verka enkelt:

Samma jobb, samma lön och samma arbetsgivare – men från Spanien.

Juridiskt och skattemässigt kan situationen däremot vara betydligt mer komplicerad.

När du arbetar fysiskt från Spanien kan frågor uppstå kring bland annat:

• inkomstskatt
• socialförsäkring
• arbetsgivaravgifter
• arbetsgivarens skyldigheter i Spanien
• svensk och spansk beskattning
• företagets etablering
• uppehållsrätt
• sjukförsäkring och sociala förmåner

Därför bör du inte flytta till Spanien och börja arbeta på distans utan att först kontrollera hur just din situation påverkas.

Kan en svensk jobba på distans från Spanien?

Ja.

Som svensk EU-medborgare finns det inget generellt förbud mot att arbeta från Spanien.

Problemet är i stället vilka regler som blir tillämpliga när arbetet faktiskt utförs i Spanien.

Det är en viktig skillnad.

Att du har en svensk arbetsgivare betyder inte automatiskt att arbetet fortfarande betraktas som svenskt arbete i alla juridiska och skattemässiga sammanhang.

Det avgörande kan vara bland annat var du faktiskt arbetar, var du är bosatt och vilket socialförsäkringssystem du tillhör.

Fyra vanliga situationer

Det är bra att skilja mellan olika typer av distansarbete.

1. Svensk anställd som flyttar permanent till Spanien

Du är anställd av ett svenskt företag men bor permanent i Spanien och arbetar huvudsakligen från din spanska bostad.

Det här är den situation som kräver störst försiktighet.

2. Svensk anställd som arbetar tillfälligt från Spanien

Du bor normalt i Sverige men arbetar från Spanien under en begränsad period.

Det kan i vissa fall hanteras genom reglerna för utsändning och EU:s regler om socialförsäkring.

3. Egenföretagare med svenska kunder

Du bor i Spanien och driver verksamhet där, men dina kunder finns huvudsakligen i Sverige.

Här blir frågan bland annat hur verksamheten ska bedrivas och beskattas i Spanien.

4. Du driver ett svenskt aktiebolag

Du äger ett svenskt AB och arbetar från Spanien.

Då måste man dessutom tänka på hur ditt arbete i Spanien påverkar bolaget.

Det är alltså inte samma sak som att vara anställd av ett svenskt företag.

Skatt och socialförsäkring är två olika frågor

Det här är kanske det viktigaste att förstå.

Skatt och socialförsäkring är inte samma sak.

Du kan exempelvis vara skattskyldig i ett land samtidigt som du, beroende på situationen, omfattas av ett annat lands socialförsäkringssystem.

När du planerar distansarbete från Spanien behöver du därför analysera båda frågorna separat.

Skatteverket beskriver att internationellt arbete påverkas av både svenska regler, skatteavtal och EU-regler. När det gäller socialförsäkring finns särskilda EU-regler som avgör vilket lands system som ska gälla.

Om du flyttar permanent till Spanien

Om Spanien blir ditt faktiska hem och du arbetar därifrån på permanent basis är det inte klokt att utgå från att Sverige automatiskt fortsätter vara det enda landet som är relevant.

Du kan bli skattemässigt bosatt i Spanien enligt spanska regler.

Samtidigt kan du ha kvar vissa kopplingar till Sverige.

Det är därför viktigt att skilja mellan:

• svensk folkbokföring
• skatterättslig hemvist
• fysisk arbetsplats
• arbetsgivarens hemvist
• socialförsäkring

De är inte samma sak.

183 dagar – en vanlig missuppfattning

Många har hört talas om 183-dagarsregeln och tror att man automatiskt kan arbeta från Spanien i upp till 183 dagar utan konsekvenser.

Så enkelt är det inte.

183 dagar är en del av vissa skatteavtalsregler för anställningsinkomster. Regeln måste läsas tillsammans med övriga villkor.

Det är alltså fel att tänka:

”Under 183 dagar är det alltid svensk skatt.”

Var du har din skatterättsliga hemvist, vem som är arbetsgivare, var kostnaden för arbetet bärs och andra omständigheter kan påverka bedömningen.

Skatteverkets vägledning om artikel 15 i skatteavtal beskriver huvudregeln och undantagen för inkomst av anställning.

Socialförsäkring – här blir det ofta komplicerat

EU har gemensamma regler som samordnar medlemsländernas socialförsäkringssystem.

Grundprincipen är att du normalt ska omfattas av ett lands socialförsäkringslagstiftning åt gången.

Vilket land det blir beror på din situation.

Det kan exempelvis bero på om du:

• arbetar i ett enda land
• arbetar i flera länder
• är utsänd
• är anställd av en arbetsgivare i ett annat land
• driver egen verksamhet

Det är alltså inte automatiskt arbetsgivarens land som avgör.

Tillfälligt arbete från Spanien

Om en svensk arbetsgivare skickar dig till Spanien under en begränsad period kan reglerna om utsändning bli aktuella.

Under vissa förutsättningar kan du då fortsätta omfattas av svensk socialförsäkring.

Ett viktigt dokument är A1-intyget.

Skatteverket anger att A1 används vid utsändning inom EU/EES för att visa vilket lands socialförsäkringslagstiftning som gäller.

Det är däremot viktigt att inte automatiskt kalla varje person som sitter hemma i Spanien och arbetar för ett svenskt företag för ”utsänd”.

En permanent flytt till Spanien är inte samma sak som att arbetsgivaren tillfälligt skickar dig dit.

A1 är inte ett skatteintyg

A1 visar vilket lands socialförsäkringslagstiftning som är tillämplig.

Det betyder inte automatiskt att du också ska betala inkomstskatt i samma land.

Detta är en av de vanligaste sakerna som blandas ihop.

Tänk därför:

A1 = socialförsäkring

inte:

A1 = beskattning

Arbetsgivaren kan påverkas

Det är inte bara du som behöver tänka på reglerna.

Din svenska arbetsgivare kan också påverkas av att du arbetar permanent från Spanien.

Det kan exempelvis uppstå frågor om:

• registrering som arbetsgivare i Spanien
• spanska socialavgifter
• löneadministration
• skattehantering
• arbetsrätt
• företagets etablering i Spanien

Skatteverket beskriver att arbetsgivarens skyldigheter vid internationellt arbete påverkas av vilket regelverk som gäller och vilket land den anställda omfattas av.

Därför bör arbetsgivaren vara involverad innan du flyttar.

Kan arbetsgivaren säga nej?

Ja.

Att du som EU-medborgare har rätt att bo och arbeta inom EU betyder inte att du automatiskt har rätt att bestämma varifrån din svenska arbetsgivare måste låta dig arbeta.

Arbetsgivaren kan ha egna regler för distansarbete.

Det kan exempelvis finnas:

• krav på att arbetet utförs från Sverige
• godkända länder för distansarbete
• begränsningar för hur länge du får arbeta utomlands
• krav på särskilt avtal
• säkerhetskrav
• försäkringskrav

Få därför arbetsgivarens godkännande skriftligt.

Om du driver eget företag

Situationen är annorlunda om du inte är anställd utan driver egen verksamhet.

Om du bor och arbetar från Spanien kan Spanien bli centralt för hur verksamheten bedrivs.

Det kan bland annat bli aktuellt att bedöma:

• var du bedriver verksamheten
• var du är skattemässigt bosatt
• socialförsäkring
• företagsregistrering
• moms
• bokföring
• eventuell svensk verksamhet
• eventuell fast etablering

Det är därför inte tillräckligt att säga:

”Mina kunder är svenska, så företaget är svenskt.”

Kundernas nationalitet är bara en del av bilden.

Svenskt aktiebolag från Spanien

Det här är en särskilt viktig situation.

Om du äger ett svenskt aktiebolag och flyttar till Spanien kan du fortfarande äga bolaget.

Men om du samtidigt sköter företagets huvudsakliga verksamhet från Spanien behöver man analysera hur detta påverkar bolaget.

En fråga kan exempelvis vara om bolaget får en beskattningsmässig anknytning till Spanien.

Det är en annan fråga än din privata beskattning.

Därför bör företagare skilja på:

du som privatperson

och

det svenska aktiebolaget.

Det kan behövas professionell rådgivning innan en permanent flytt.

Distansarbete och fast driftställe

Begreppet fast driftställe kan bli relevant när ett företag bedriver verksamhet från ett annat land.

Det handlar förenklat om huruvida företagets verksamhet har fått en sådan varaktig och faktisk närvaro i ett annat land att landet får beskattningsrätt över företagets verksamhet enligt tillämpliga regler.

Distansarbete från en bostad innebär inte automatiskt att ett fast driftställe uppstår.

Men frågan kan bli relevant beroende på bland annat:

• arbetsuppgifterna
• personens roll i företaget
• var verksamheten faktiskt bedrivs
• hur permanent arrangemanget är
• företagets anknytning till platsen
• tillämpligt skatteavtal

Detta är ett område där en individuell bedömning ofta behövs.

Om du arbetar från Spanien för ett svenskt företag

Innan du flyttar bör du tillsammans med arbetsgivaren gå igenom följande.

Var ska du bo?

Är Spanien din permanenta bostad eller är det bara en tillfällig vistelse?

Hur länge ska du arbeta från Spanien?

Några veckor och permanent bosättning är två helt olika situationer.

Var kommer du att arbeta fysiskt?

Det är den faktiska arbetsplatsen som är central i många av de här frågorna.

Vem är arbetsgivaren?

Är du anställd av:

• svenskt företag
• spanskt företag
• internationellt företag?

Hur ser socialförsäkringen ut?

Ta reda på vilket lands socialförsäkring du ska omfattas av.

Vid relevanta utsändningssituationer kan A1 vara aktuellt.

Var ska du betala skatt?

Bedöm detta separat från socialförsäkringen.

Distansarbete från Spanien för en svensk arbetsgivare – exempel

Anta att Anna bor i Sverige och arbetar för ett svenskt företag.

Hon vill flytta till Spanien permanent och fortsätta göra exakt samma arbete från sin bostad i Spanien.

Det är inte ett vanligt ”semesterarbete”.

Anna har flyttat sin faktiska arbetsplats till Spanien.

Då behöver hon och arbetsgivaren bland annat utreda:

• hennes skatterättsliga situation
• socialförsäkring
• arbetsgivarens skyldigheter
• spansk lönehantering
• svensk beskattning
• eventuell påverkan på företaget

Det är därför något som bör lösas före flytten.

Ett annat exempel: två veckor i Spanien

Johan bor och arbetar normalt i Sverige.

Han åker till sin bostad i Spanien och arbetar därifrån i två veckor under semestern.

Det är en helt annan situation.

Men även här bör han kontrollera arbetsgivarens policy.

Att arbetet sker från ett annat land kan skapa frågor som arbetsgivaren behöver känna till.

Det finns alltså ingen magisk gräns där ”kort tid” automatiskt betyder att alla regler försvinner.

Om du arbetar i både Sverige och Spanien

En tredje situation är att du faktiskt arbetar i båda länderna.

Exempel:

• tre dagar i Sverige
• två dagar i Spanien

varje vecka.

Då blir socialförsäkringsreglerna för personer som arbetar i två eller flera länder särskilt relevanta.

Skatteverkets vägledning anger att personer som arbetar i två eller flera EU-länder ska informera den behöriga institutionen i bosättningslandet, som därefter fastställer vilken lagstiftning som är tillämplig.

Det är därför ännu viktigare att inte själv gissa vilket system som gäller.

Vad händer med din svenska pension?

Att arbeta från Spanien betyder inte automatiskt att du förlorar alla svenska pensionsrättigheter.

Men vilket land du betalar socialförsäkringsavgifter i kan påverka hur du tjänar in framtida rättigheter.

Skatteverket anger exempelvis att en person som är utsänd till ett annat EU/EES-land under vissa förutsättningar kan behålla svensk pensionsgrundande inkomst.

Det exakta utfallet beror på vilken socialförsäkringslagstiftning du omfattas av.

Sjukvård

Socialförsäkring och sjukvård hänger ihop, vilket gör frågan viktig även ur praktisk synvinkel.

Om du arbetar och är socialförsäkrad i Spanien kan du omfattas av det spanska systemet enligt de regler som gäller där.

Om du däremot tillfälligt är utsänd och fortsätter omfattas av svensk socialförsäkring kan andra regler bli aktuella.

Det är därför viktigt att sjukförsäkringsfrågan är klar innan du flyttar.

Digital nomad är inte samma sak som vanlig distansanställning

Spanien har också särskilda regler för internationella distansarbetare.

Det brukar beskrivas som digital nomad eller internationell teleworker.

Det betyder dock inte att alla som arbetar på distans från Spanien automatiskt omfattas av samma regler.

Vilken immigrations- och skattesituation som gäller beror på bland annat:

• medborgarskap
• arbetsgivare
• företagsstruktur
• vistelsens längd
• var arbetet utförs
• vilken tillståndsform som används

Som svensk EU-medborgare behöver du inte ett digitalt nomadvisum för att få arbeta i Spanien på samma sätt som en person från ett land utanför EU.

Det betyder däremot inte att skatte- och socialförsäkringsfrågorna försvinner.

Så gör du innan du flyttar

Om du vill flytta till Spanien och fortsätta arbeta på distans är det klokt att göra processen i den här ordningen.

1. Prata med arbetsgivaren

Berätta att du planerar att arbeta från Spanien.

Få besked skriftligt.

2. Bestäm om flytten är tillfällig eller permanent

Det påverkar vilka regler som kan bli aktuella.

3. Utred socialförsäkringen

Ta reda på vilket land du ska omfattas av.

Om det handlar om utsändning inom EU kan A1 vara relevant.

4. Utred skatten

Analysera var du blir skattemässigt bosatt och hur arbetsinkomsten ska beskattas.

5. Kontrollera arbetsgivarens skyldigheter

Arbetsgivaren behöver veta vilka skyldigheter som kan uppstå i Spanien.

6. Kontrollera företagets situation

Om du äger bolaget du arbetar för bör företagets situation analyseras separat.

7. Ordna din spanska administration

När du väl flyttar behöver du hantera de vanliga frågorna kring bosättning, registrering och myndighetskontakt.

Kan du jobba från Spanien och fortfarande få svensk lön?

Ja.

Det är fullt möjligt att en svensk arbetsgivare fortsätter betala ut lön från Sverige.

Men var lönen betalas ut är inte samma sak som var arbetet beskattas eller vilket lands socialförsäkring som gäller.

Det är därför fel att använda den svenska löneutbetalningen som bevis för att allting fortfarande ska hanteras i Sverige.

Kan du ha svensk bank och svensk arbetsgivare?

Ja.

Du kan ha kvar svenska bankkonton och vara anställd av ett svenskt företag även om du bor i Spanien.

Men bankkonto, arbetsgivare, skattehemvist och socialförsäkring är separata frågor.

Att pengarna kommer in på ett svenskt konto avgör inte var du ska betala skatt.

Vanliga misstag

”Jag arbetar för ett svenskt företag, alltså betalar jag svensk skatt”

Inte nödvändigtvis.

”183 dagar betyder att jag kan jobba från Spanien i sex månader utan problem”

Inte automatiskt.

”A1 betyder att jag betalar skatt i Sverige”

Nej. A1 handlar om socialförsäkring.

”Jag behöver bara fråga min arbetsgivare”

Arbetsgivarens godkännande är viktigt, men det löser inte automatiskt alla skatte- och socialförsäkringsfrågor.

”Mina kunder finns i Sverige, därför är min verksamhet svensk”

Inte nödvändigtvis.

”Distansarbete är samma sak som att vara digital nomad”

Nej. Det är olika frågor och olika regelverk kan bli aktuella.

Checklista för distansarbete från Spanien

Innan flytten

•  Få arbetsgivarens godkännande
•  Bestäm om vistelsen är tillfällig eller permanent
•  Kontrollera skatterättslig hemvist
•  Kontrollera socialförsäkring
•  Kontrollera om A1 är aktuellt
•  Kontrollera arbetsgivarens skyldigheter i Spanien
•  Kontrollera eventuell påverkan på företagets beskattning
•  Kontrollera sjukförsäkring
•  Ordna nödvändig spansk registrering

Om du driver företag

•  Kontrollera var verksamheten faktiskt bedrivs
•  Kontrollera företagsform
•  Kontrollera moms
•  Kontrollera socialförsäkring
•  Kontrollera eventuell fast etablering
•  Separera din privata skattesituation från företagets

När behöver du professionell rådgivning?

Det är särskilt klokt att ta hjälp om du:

• flyttar permanent till Spanien
• behåller en svensk anställning
• arbetar i både Sverige och Spanien
• äger ett svenskt aktiebolag
• driver företag från Spanien
• har stora inkomster
• har anställda
• arbetar i flera länder
• är osäker på socialförsäkringen

En rådgivare som kan både svensk och spansk internationell beskattning är ofta betydligt mer relevant än någon som bara arbetar med vanlig svensk eller spansk deklaration.

Sammanfattning

Att arbeta på distans från Spanien är fullt möjligt, men det är inte bara en fråga om var du placerar din laptop.

Det viktigaste är att skilja mellan:

var du bor

var du arbetar

var du betalar skatt

vilket lands socialförsäkring du tillhör

och

var arbetsgivaren eller företaget är etablerat.

För en svensk som tillfälligt arbetar i Spanien kan reglerna om utsändning och A1 bli relevanta.

För en person som flyttar permanent till Spanien och fortsätter arbeta för en svensk arbetsgivare behöver situationen däremot analyseras betydligt mer noggrant.

Det säkraste är därför att lösa frågorna innan flytten, inte efter att du redan sitter i Spanien och arbetar.

Källor

• Skatteverket – Arbeta utomlands
• Skatteverket – Socialavgifter vid utlandsarbete
• Skatteverket – Internationella sammanhang och socialavgifter
• Skatteverket – Inkomst av anställning enligt skatteavtal
• Skatteverket – Arbete i två eller flera länder
• Skatteverket – Pensionsgrundande inkomst vid arbete utomlands
• Your Europe – EU-regler om arbete och socialförsäkring